Techfin Insight — Ketika bisnis tumbuh, jumlah pelanggan bukan satu-satunya hal yang bertambah. Pesanan, transaksi, data, pekerjaan administratif, hingga komunikasi antarbagian ikut meningkat dan perlahan membuat pekerjaan yang dulu sederhana menjadi lebih rumit.
Pada awal perjalanan bisnis, satu spreadsheet mungkin sudah cukup untuk mencatat penjualan. Pemilik usaha bahkan mungkin masih bisa mengetahui kondisi stok hanya dengan bertanya langsung kepada orang di gudang.
Namun, situasi berubah ketika perusahaan mulai berkembang.
Dari Sedikit Data Menjadi Ratusan Informasi
Semakin besar bisnis, semakin banyak informasi yang harus dikelola setiap hari.
Ada data pelanggan, penjualan, stok, pembelian, pembayaran, pekerjaan karyawan, hingga laporan yang harus disiapkan untuk manajemen.
Ketika semuanya masih sedikit, pencatatan manual tidak terlalu terasa sebagai masalah.
Tetapi ketika jumlah transaksi meningkat, satu data bisa muncul di beberapa file berbeda. Tim penjualan memiliki catatannya sendiri, bagian keuangan menggunakan file lain, sementara gudang mungkin memiliki pencatatan yang berbeda lagi.
Pada akhirnya, orang bukan hanya bekerja untuk menyelesaikan pekerjaan utama, tetapi juga menghabiskan waktu untuk memastikan apakah data yang mereka miliki masih sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Masalahnya Sering Bukan pada Orangnya
Menariknya, kondisi seperti ini tidak selalu terjadi karena karyawan kurang teliti.
Justru orang-orang di dalam perusahaan bisa saja sudah bekerja sebaik mungkin.
Persoalannya adalah sistem kerja yang awalnya dibuat untuk bisnis kecil mulai dipaksa menangani kebutuhan bisnis yang jauh lebih besar.
Cara kerja yang efektif ketika perusahaan hanya memiliki beberapa orang belum tentu tetap efektif ketika jumlah karyawan, pelanggan, dan transaksi meningkat berkali-kali lipat.
Di sinilah pertumbuhan bisnis mulai menghadirkan tantangan baru.
Bukan karena bisnisnya salah berkembang, tetapi karena cara kerjanya belum ikut berkembang.
Ketika Satu Informasi Harus Dicari dari Banyak Tempat
Salah satu tanda yang sering muncul adalah semakin banyak waktu yang dihabiskan hanya untuk mencari informasi.
“Data penjualannya yang terbaru ada di mana?”
“Stok barang ini sudah berapa?”
“Invoice-nya sudah dibayar atau belum?”
“Laporan bulan lalu yang terakhir siapa yang pegang?”
Pertanyaan sederhana seperti itu mungkin terdengar sepele.
Namun, jika terjadi berulang kali setiap hari, waktu yang terbuang bisa menjadi cukup besar.
Masalah semakin terasa ketika satu perubahan harus diperbarui di beberapa tempat sekaligus.
Data yang seharusnya hanya perlu dimasukkan sekali akhirnya harus dicatat kembali oleh bagian lain. Dari sinilah risiko duplikasi data, kesalahan input, dan informasi yang tidak sinkron mulai muncul.
Saat Excel Mulai Terasa Berat
Spreadsheet bukanlah sesuatu yang buruk.
Bahkan, bagi banyak bisnis, spreadsheet menjadi salah satu alat yang sangat membantu pada tahap awal karena mudah digunakan dan fleksibel.
Masalahnya muncul ketika spreadsheet mulai digunakan untuk mengelola terlalu banyak hal sekaligus.
Satu file digunakan untuk penjualan, file lain untuk stok, file berikutnya untuk laporan, dan seterusnya.
Lama-kelamaan, perusahaan bukan hanya memiliki banyak data, tetapi juga banyak tempat untuk menyimpan data.
Kondisi tersebut dapat membuat proses kerja semakin bergantung pada siapa yang memiliki file tertentu atau siapa yang mengetahui informasi tertentu.
Pertumbuhan Membutuhkan Cara Kerja yang Berbeda
Ada satu titik ketika perusahaan perlu berhenti sejenak dan melihat kembali bagaimana pekerjaan dilakukan.
Apakah setiap bagian sudah memiliki akses terhadap informasi yang mereka butuhkan?
Apakah data dari satu divisi dapat digunakan oleh divisi lainnya tanpa harus dimasukkan kembali?
Apakah manajemen dapat melihat kondisi bisnis tanpa harus meminta laporan dari beberapa orang terlebih dahulu?
Pertanyaan semacam ini menjadi semakin penting ketika perusahaan mulai memiliki proses operasional yang kompleks.
Dalam konteks inilah sistem informasi terintegrasi mulai banyak dibicarakan. Sistem semacam ini pada dasarnya bertujuan menghubungkan informasi dan proses yang sebelumnya berjalan secara terpisah.
Pembahasan mengenai persoalan data antar-divisi, duplikasi input, spreadsheet, hingga kebutuhan sistem yang lebih terintegrasi juga dapat ditemukan dalam artikel Vendor Aplikasi dan Sistem Informasi Perusahaan untuk Keuangan, Operasional, dan Manajemen.
Teknologi Bukan Berarti Semua Harus Otomatis
Digitalisasi sering kali dibayangkan sebagai proses mengganti seluruh pekerjaan manusia dengan software.
Padahal, kenyataannya tidak selalu demikian.
Ada banyak pekerjaan yang tetap membutuhkan keputusan manusia, komunikasi, kreativitas, dan pengalaman.
Teknologi lebih tepat dilihat sebagai alat untuk mengurangi pekerjaan yang berulang dan membantu manusia mendapatkan informasi yang mereka perlukan dengan lebih cepat.
Misalnya, daripada seseorang harus menggabungkan beberapa file untuk membuat laporan, sistem dapat membantu menyajikan informasi tersebut dari data yang sudah tersedia.
Dengan begitu, waktu yang sebelumnya digunakan untuk pekerjaan administratif dapat dialihkan ke pekerjaan yang memberikan nilai lebih besar.
Tidak Semua Bisnis Harus Menggunakan Sistem yang Sama
Pertumbuhan bisnis juga tidak berarti setiap perusahaan harus menggunakan teknologi yang sama.
Bisnis distribusi memiliki kebutuhan berbeda dengan perusahaan jasa.
Perusahaan manufaktur memiliki persoalan yang berbeda dengan retail.
Begitu pula perusahaan yang memiliki banyak tim lapangan akan memiliki kebutuhan berbeda dengan perusahaan yang seluruh aktivitasnya berlangsung di kantor.
Karena itu, digitalisasi seharusnya dimulai dari masalah yang benar-benar dihadapi perusahaan.
Bukan dari pertanyaan, “Software apa yang sedang populer?”
Melainkan, “Bagian mana dari pekerjaan kami yang sudah mulai tidak efektif?”
Ketika Bisnis Tumbuh, Cara Kerja Juga Harus Berubah
Pertumbuhan memang membawa banyak hal positif.
Lebih banyak pelanggan, lebih banyak transaksi, dan lebih banyak peluang berarti bisnis sedang bergerak ke arah yang diharapkan.
Tetapi pertumbuhan juga memaksa perusahaan untuk meninggalkan sebagian cara kerja lama yang sebelumnya terasa nyaman.
Pada akhirnya, tantangan terbesar bukan selalu bagaimana mendapatkan lebih banyak pelanggan.
Kadang-kadang tantangannya adalah bagaimana memastikan perusahaan tetap mampu mengelola semua pelanggan, transaksi, dan pekerjaan yang datang setelah pertumbuhan tersebut terjadi.
Sebab, bisnis yang semakin besar membutuhkan lebih dari sekadar lebih banyak orang.
Ia juga membutuhkan cara kerja yang mampu berkembang bersamanya.
Penulis: Runggu Marusaha Manalu
Editor: Setiawan Chogah
Kredit Visual: Ilustrasi dan foto pada artikel ini menggunakan sumber berlisensi bebas, aset AI, atau siaran pers resmi yang relevan dengan topik.
